EMPLOYER GUIDE
会社を設定し、毎月きちんと締める
導入準備は画面の順番どおりに。運用開始後は、毎日の例外確認と月1回の締めを中心に進めます。
SCREEN TOUR
導入から月次締めまでを実画面で見る
7つのスマートフォン画面で、準備、従業員取込、招待、日々の処理、月次締めまで確認できます。
自動で次の画面へ進みます。操作した後も、自動再生はそのまま続きます。止めたいときは一時停止を押してください。
1
SETUP
導入ダッシュボードを上から進める
- 会社・事業場・部署・締め日を確認する複数拠点や複数の締め日がある場合は、従業員を取り込む前に追加します。
- 標準勤務と労働時間制度を設定する通常勤務、シフト、変形労働、フレックスなど、実際の就業規則と雇用契約に合わせます。
- 36協定と承認経路を原本どおりに入れる届出済みの36協定を事業場ごとに確認し、申請の種類ごとに承認者を設定します。
- 準備状況の未完了項目をなくすダッシュボード上部のチェックリストが、本番前に不足している設定を示します。
2
CSV IMPORT
テンプレート、予行演習、適用、ロールバック
- CSVテンプレートをダウンロードする列名を変えずに、従業員コード、氏名、入社日、所属などを入力します。サンプル行は削除して構いません。
- アップロードして予行演習するまだ保存されません。新規、更新、変更なし、エラーの件数と、行ごとの差分を確認します。
- エラーを直してから適用するエラーが0件になり、変更内容が意図どおりなら適用します。適用した人と時刻は履歴に残ります。
- 必要なら取込履歴から戻す誤った一括取込は、後続の変更と衝突しない範囲でロールバックできます。戻る内容を確認してから実行します。
3
INVITE
従業員と管理者を招待する
- メールアドレスと役割を指定する従業員、承認者、事業場管理者、会社管理者から、必要最小限の役割を選びます。
- 従業員プロフィールを紐付ける本人の勤怠記録が正しく表示されるよう、取込済みの従業員を選びます。
- 未承諾の招待を確認する届かなかった場合はメールアドレスを確認し、同じ画面から再送します。
4
DAILY
毎日は例外Inboxだけ確認する
- 承認待ちを処理する申請内容、理由、リスク表示、過去の記録を確認して承認または却下します。
- 打刻漏れと法令アラートを解消する対応内容をメモして解決します。メモは監査時の説明として残ります。
- 未公開シフトを確認する従業員に見せる前のシフトが残っている場合は、内容と警告を確認して公開します。
5
SHIFTS
シフトを作成して公開する
- 勤務パターンまたは休みを割り当てる従業員ごと、日ごとに早番・遅番・夜勤・休みを設定します。
- 公開前の警告を確認する人員不足、週40時間超の見込み、勤務間インターバル、連続勤務を確認します。
- 確定した範囲だけ公開する公開後は従業員のホームとカレンダー連携に反映されます。
6
COMPLIANCE
超える前に法令リスクを確認する
- 36協定の残業ペースを見る現在値だけでなく、このペースで上限に近づく日を確認します。
- 年5日、連続勤務、インターバルを確認する優先度の高い人から勤務調整や休暇取得の対応を行います。
- 監査パックを出力する調査や社内確認が必要なときは、対象期間を確認して監査資料を出力します。
7
MONTHLY
チェックしてから月次を確定する
- 締めグループと対象期間を選ぶ月末締め、15日締めなど、対象のグループを間違えないよう確認します。
- 未解決項目を0件にする打刻例外、未承認申請、36協定超過、年5日リスク、部門確認を処理します。
- 確定して給与CSVを出力する確定後は期間がロックされ、計算エンジンとルールのバージョンが保存されます。給与担当者が出力を照合してください。
- 開き直す場合は理由を残す締め後の修正は理由を入力して再開し、再確認してからもう一度確定します。履歴は消えません。
✓
GO LIVE
本番開始前の最終確認
- 1締め期間を旧システムと並行運用した
- 従業員ごとの集計を照合した
- 従業員が自分で打刻・申請・記録確認できた
- 承認者が例外Inboxを処理できた
- 給与担当者が給与CSVを確認した
- 困ったときの社内連絡先を従業員へ伝えた
導入支援: [email protected]